Klubbens organisering

Herkules Fotballs organisering

Herkules Fotball er en Kvalitetsklubb, sertifisert av NFF. I tråd med dette har vi utarbeidet en beskrivelse av hvordan klubben er organisert. På denne måten kan både medlemmer og nye styremedlemmer tilegne seg en oversikt over hvordan vi best organiserer oss over tid. Vi vil aldri klare å få alt dette skrevne til å fungere 100%, vi er tross alt en frivillig drevet fotballklubb, men dette er en beskrivelse av hvordan vi hele tiden skal forsøke å arbeide. 

Organisasjonskart

Klubbens organisering – Mandat, ansvar og rollebeskrivelser

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet, og avholdes hvert år innen utgangen av mars.

Alle som har vært medlem av idrettslaget i minst én måned, fyller minst 15 år det kalenderåret årsmøtet avholdes, og har oppfylt sine økonomiske forpliktelser til idrettslaget, har stemmerett. Årsmøtet avgjør en rekke ulike saker, herunder blant annet budsjett, kontingentsatser for kommende år, gjør valg av styre, valgkomite og kontrollutvalg og behandler saker som kommer inn fra klubbens medlemmer.

Valgkomiteen har som oppgave å foreslå personer til å sitte i Herkules Fotballs verv og innstille dem på valg. Valget skjer gjennom votering under årsmøtet, samtidig som en ny valgkomité blir nedsatt. Valgkomiteen har ansvar for å finne og foreslå personer til klubbens styre og kontrollutvalg, mens styret har ansvar for å finne og foreslå personer til neste valgkomite. Personer som sitter i valgkomite kan ikke inneha roller i styret eller kontrollutvalg. I Herkules Fotball skal det på hvert årsmøte velges 1 leder, 1 medlem og 1 vara til valgkomiteen.

Om valgkomiteen og dens arbeid i Herkules Fotball

Det hevdes ofte at valgkomiteen er den viktigste komiteen i en klubb. Valgkomiteen er virkelig helt avgjørende for å finne entusiastiske og dyktige kandidater til tillitsvervene i Herkules Fotball. Valgkomiteen er ikke en komité som lettvint skal «raskes sammen» fordi vedtektene krever at det velges en valgkomité. Den har stor innflytelse på organisasjonens arbeid og framtid. Det er tegn på stor tillit fra medlemmene å få sitte som medlem i valgkomiteen.

I medlemssammensetningen av valgkomiteen skal det legges vekt på følgende forhold: Kunnskap og kjennskap til klubben. Det er viktig at du som medlem i valgkomiteen må ha god oversikt over organisasjonen, målsettinger og strategier. Innsikt i aktuelle saker og viktige områder er også viktig.

Personene som velges i valgkomiteen skal enkelt sagt finne og foreslå de folka som er best egnet til å lede Herkules Fotball i årene som kommer. Helt konkret skal valgkomiteen i Herkules Fotball finne forslag på styre med leder, nestleder, styremedlemmer og varamedlemmer, samt forslag på kontrollutvalg med leder og medlem.

Arbeidet i valgkomiteen bør starte så tidlig som mulig, og klubbens sittende styre er ansvarlig for å igangsette valgkomiteens arbeid dersom dette ikke er kommet i gang i rimelig tid før årsmøtet.

For mer informasjon og veiledning for arbeidet i en valgkomite, se Idrettsforbundets nettsider her.

Kontrollutvalget har som oppgave å sikre at styret utfører sine oppgaver. Det er i alle idrettslag et behov for et organ som kontrollerer styrets arbeid på vegne av medlemmene. Kontrollutvalget kan rapportere til årsmøtet dersom styret ikke gjør jobben det er satt til å gjøre. Eksempler på saker som kontrollutvalget kan ta opp er manglende avholdelse av styremøter, manglende oppfølging av vedtak fattet av årsmøte, manglende vedlikehold av organisasjonsleddets anlegg og manglende overholdelse av NIFs lov. I Herkules Fotball skal det på hvert årsmøte velges 1 leder og 1 medlem til kontrollutvalget og personer valgt i kontrollutvalget kan ikke inneha verv i styret eller valgkomite.

Om kontrollutvalg i Norges Idrettsforbund (NIF)

Norges Idrettsforbund skriver på sine sider; «Kontrollutvalg er et årsmøte- eller tingvalgt organ som har to hovedoppgaver. Det skal dels kontrollere styret og avgi en beretning til årsmøtet/tinget, og det skal dels gi uttalelser til forslag som fremmes for årsmøtet/tinget. Kontrollutvalget er regulert i NIFs lov § 2-12.»

Loven forteller oss;

  • 2-12. Kontrollutvalg

(1) Alle organisasjonsledd skal velge et kontrollutvalg med leder og minst ett medlem.

(2) Kontrollutvalget skal kontrollere at styret utfører de oppgaver styret er tillagt etter organisasjonsleddets lov.

(3) Kontrollutvalget avgir beretning til årsmøtet/tinget. Beretningen skal inneholde en beskrivelse av kontrollutvalgets arbeid i årsmøte-/tingperioden, samt utvalgets konklusjon på om styret har utført de oppgaver det er tillagt etter loven, jf. (2).

(4) Kontrollutvalget skal ha tilgang til alle opplysninger, redegjørelser og dokumenter som utvalget anser nødvendig for å utføre sine oppgaver.

(5) Kontrollutvalget skal forelegges alle forslag til vedtak som skal behandles på årsmøte/ting, og kan avgi en uttalelse til forslagene dersom utvalget finner det nødvendig.

(6) Kontrollutvalg i organisasjonsledd som ikke har engasjert revisor, skal foreta regnskapsrevisjon.

(7) Organisasjonsledd kan på eget årsmøte/ting vedta instruks for kontrollutvalget, gi utvalget ytterligere oppgaver, og presisere dets oppgaver, forutsatt at dette ikke reduserer utvalgets ansvar og rettigheter etter denne bestemmelse, eller på annen måte er uforenlig med utvalgets oppgaver.

(8) Idrettsstyret kan gi nærmere bestemmelser om kontrollutvalg i NIFs organisasjonsledd.

Kontrollutvalget må ta utgangspunkt i disse bestemmelsene for å utføre sitt arbeid for Herkules Fotball. For mer informasjon og veiledning rundt kontrollutvalg og dets oppgaver, se Norges Idrettsforbunds nettsider her.

Styret er Herkules Fotballs høyeste myndighet mellom årsmøtene, men visse beslutninger kan kun vedtas av årsmøtet/ekstraordinært årsmøte. Styret skal sørge for:

  • at idrettslagets formål ivaretas
  • forsvarlig organisering av idrettslagets virksomhet og økonomistyring
  • at beslutninger fattes i samsvar med overordnete organisasjonsledds regelverk og vedtak, idrettslagets lov og årsmøtets vedtak
  • registrere opplysninger forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister
  • at det oppnevnes en ansvarlig for politiattestordningen
  • at det oppnevnes en ansvarlig for barneidretten (barneidrettsansvarlig)

Utfyllende om styret i Herkules Fotball

Styret har et felles ansvar, det vil si at ingen har større myndighet enn øvrige styremedlemmer. Møteleders stemme er dog avgjørende dersom det er stemmelikhet.

Styrets medlemmer kan naturligvis tildeles konkrete roller i klubben, men i kraft av sitt styreverv må styremedlemmene forholde seg som minimum til følgende rollebeskrivelser:

Styreleder

  • Lede styrets arbeid og klubbens samlede aktivitet
  • Representere Herkules Fotball utad og i møter/ forhandlinger
  • Lede klubbens strategiarbeid
  • Arbeidsgiveransvar for lønnsmottakere over skattefri grense
  • Forberede og lede styremøtene
  • Prokura/signere for klubben 
  • Godkjenne utbetalinger banken

Nestleder 

  • Stedfortreder for styreleder
  • Nærmeste samarbeidspartner for styreleder, spesielt med hensyn til forberedelse og gjennomføring av styremøter og oppfølging av vedtak gjort av styret 
  • Oppfølging av komiteer og utvalg nedsatt av styret i samråd med styreleder

Styremedlemmer

  • Delta på styremøter
  • Inneha en av klubbens roller/delta i et av klubbens utvalg

Varamedlemmer

  • Stedfortreder for styremedlemmer som ikke kan delta på styremøter
  • Stedfortreder for styremedlemmer som slutter før årsmøte

Sportslig utvalg er et utvalg underlagt styret som er hovedansvarlig for å implementere klubbens sportsplan i aktiviteten og aktivt følge opp alle klubbens lag på sine behov. Herkules Fotball skal til enhver tid tilstrebe at sportslig utvalg består av en sportslig leder for lagene fra 6-14 år og en sportslig nestleder med hovedansvar for lagene fra 15år-Senior, i tillegg til minimum en trenerveileder og 2-3 representanter fra klubbens ulike lags- og alderssegmenter. Medlemmene i sportslig utvalg oppnevnes av styret og velges ikke på klubbens årsmøte. Ideelt sett arbeider sportslig utvalgs leder, nestleder og trenerveileder sammen med overgangsansvarlig og rekrutteringsansvarlig som et og samme team.

Sportslig utvalgs mandat og ansvar

Sportslig leder og sportslig nestleder er hovedansvarlig for gjennomføringen av oppgavene tillagt SU, men har og ansvar for å samarbeide med og delegere oppgaver til utvalgets øvrige medlemmer. Trenerveileder har egen stillingsbeskrivelse i samsvar med klubbens ambisjoner for aktiv veiledning av klubbens trenere.

SU er aktiv eier av klubbens sportsplan og skal gjennom ulike tiltak arbeide for å gjøre planen operativ i klubben. Trenerne og øvrig lagledelse i klubben skal følges aktivt opp både lag for lag og samlet som klubb og alle deler av klubben skal føle at de er en del av en rød tråd forankret i sportsplanen. 

SU har konkret ansvar for den praktiske og fotballfaglige oppfølgingen av alle klubbens lag. SU oppnår dette gjennom å:

  • Følge opp og støtte hvert enkelt lag individuelt gjennom året og sørge for at;
    • Alle lag har en tilhørighet til klubben og lav terskel for å ta opp temaer, utfordringer og diskusjoner på generell basis
    • Trenerne får et talerør inn mot klubbens styre på innspill og saker som kan være til styrke for klubbens utvikling
    • Alle trenere får tilbud om trenerveiledning
  • Evaluere sammen med og rekruttere nye trenere til klubbens lag
  • Arbeide for at klubbens krav til trenerkompetanse på hvert enkelt lag opprettholdes gjennom å arrangere Grasrottrenerkurs i klubben
  • Gjennomføre 3-4 trenerforum årlig med aktuelle temaer, diskusjoner og erfaringsutveksling
  • Være en informasjonskanal på klubbens kommunikasjonsplattformer (nettside/sosiale medier) med nyheter fra klubb, krets og forbund, til inspirasjon og oppdatering for klubbens trenere
  • Sørge for informasjon og veiledning rundt påmelding av lag og veiledning av klubbens FIKS-brukere
  • Følge opp klubbens rekrutteringsplan med praktisk gjennomføring av rekrutteringsdag og spesifikk oppfølging av nyoppstartede lag
  • Legge til rette for god fordeling av treningstid og bidra til så god planlegging av kamper gjennom hele året som mulig
  • Bidra til godt samarbeid mellom lag i hele klubben med spesielt fokus på hospitering og ekstratilbud
  • Følge opp trenere i forbindelse med nominering til Landslagsskolen i NFF Telemark
  • Evaluere og revidere klubbens sportsplan årlig

Rapportering

Sportslig utvalg rapporterer formelt om sportslig status i klubben til styret i styremøte minimum to ganger i året og ellers ved behov eller ønske fra en av partene. 

Møtehyppighet og -innhold

SU skal møtes fysisk til 4-5 møter, men jobber kontinuerlig gjennom året med god dialog på felt.

Anleggsutvalget er et utvalg som er hovedansvarlig for ettersyn og vedlikehold av klubbens anlegg. Utvalget utreder, foreslår til styret og gjennomfører tiltak som bidrar til at baner og bygg opprettholder standard som klubben trenger til å gjennomføre aktiviteten sin. Anleggsutvalget er ikke ansvarlig for større rehabiliteringer eller nybygg som krever store investeringer, dette mandatet er lagt til styret og eventuelt årsmøtet.

Cupkomiteen er et utvalg som er hovedansvarlig for gjennomføring av Herkules Cup årlig. Komiteen ledes av en valgt leder (styret oppnevner dette) og knytter til seg nødvendige ressurser for å gjennomføre oppgaven. Leder av cupkomiteen er ansvarlig for å samle disse ressursene og gi dem oppgaver.

Rollebeskrivelser i Herkules Fotball

Roller som skal fylles av styremedlemmer eller delegeres av styret:

Sportslig leder

  • Leder av sportslig utvalg og ansvarlig for oppfølging av trenere/lagledelse på lag fra 6-14 år.
  • Sammen med sportslig nestleder, ansvarlig for gjennomføring av oppgavene som ligger til sportslig utvalg.

Sportslig nestleder

  • Nestleder i sportslig utvalg og ansvarlig for oppfølging av trenere/lagledelse på lag fra 15 år og oppover.
  • Sammen med sportslig leder, ansvarlig for gjennomføring av oppgavene som ligger til sportslig utvalg.

Overgangsansvarlig

  • Opprette og godkjenne overgangsforespørsler vedrørende spillere i FIKS
  • Avstemme om spiller som forlater klubb har uoppgjorte forpliktelser til klubben.
  • I samarbeid med medlemsansvarlig, avstemme om ny spiller til klubb er registrert i klubbens medlemssystem.

Rekrutteringsansvarlig

  • Overordnet ansvarlig for gjennomføring av klubbens rekrutteringsplan gjennom et år

Trenerveileder

  • Oppfølging av klubbens trenere på feltet, i trening og kamp
  • Trenerforum, eller deler av trenerforum, som handler om trenerutvikling
  • Kartlegge trenerkompetanse i klubb, og motivere trenere til å gjennomføre trenerutdanning
  • Systematisk oppfølging av enkelttrenere over tid
  • Skape et trenerutviklingsmijø i klubben
  • Skape gode forutsetninger for å lykkes på feltet for oppstartskull, sammen med rekrutteringsansvarlig
  • Rollens omfang og krav om ressursbruk avgjøres i trenerveileders kontrakt med klubb

Politiattestansvarlig

  • Ansvarlig for at det kreves og dokumenteres fremvist politiattest for alle personer som utfører oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming.
  • Ansvarlig for vedlikehold av klubbens digitale system for registrering av trenere og loggføring av politiattester (Idrettens nye politiattesttjeneste)
  • Ansvarlig for å få trenere til å gjennomføre trenerattesten

Medlemsansvarlig

  • Innhenter lagslister ved sesongoppstart og vedlikeholder/oppdaterer klubbens medlemssystem i henhold til dette
  • Sender ut, purrer og følger opp at alle klubbens medlemskontingenter og treningsavgifter betales
  • Kontaktperson for lagene når det kommer til søknader om kontingentkasse, Fritidsfond og andre støtteordninger som bidrar til å senke økonomiske barrierer for deltakelse
  • I samarbeid med overgangsansvarlig sikrer medlemsansvarlig at nye spillere som melder overgang til klubb blir registrert i klubbens medlemssystem og at spillere som forlater klubb har gjort opp forpliktelser og blir meldt ut av klubbens medlemssystem

Dommeransvarlig

  • Skal sammen med styret ha hovedansvaret for å rekruttere og beholde nok dommere i forhold til antall lag
  • Ansvarlig for at det er etablert fungerende dommeroppsett i kamper hvor kretsen ikke setter opp dommer
  • Ansvarlig for å organisere oppfølging av klubbdommere i kamper, spesielt de første kampene til en ny klubbdommer
  • Jobbe for at dommere har en naturlig plass i klubbens miljø i likhet med spillerne, ta vare på dem, og legge til rette for at de kan ha det artig og utvikle seg i rollen
  • Sørge for at dommerne har nødvendig utstyr
  • Ansvarlig for å tilby klubbdommerkurs til klubbens medlemmer og tilby rekrutteringsdommerkurs til aktuelle kandidater
  • Delta på samlinger for dommeransvarlig i krets

Kvalitetsklubbansvarlig

  • Sikre klubbens fokus og kvaliteten på de grunnleggende oppgavene som ligger til kvalitetsklubbkonseptet.
  • Sikre gode rutiner for oppfølging av konseptet, slik at klubben etterlever malene, planene og driver aktivitet med kvalitet.
  • Ha inngående kunnskap om konseptet og være pådriver for å kommunisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk i praksis.
  • Være klubbens overordnede kontaktperson mot krets og forbund på spørsmål knyttet til konseptet.
  • Følge opp de standarder som er satt i system med tanke på implementering og etterlevelse av klubbens verdiarbeid i praksis.
  • Sette kvalitetsklubbkonseptet på agendaen til styret slik at man etterlever de retningslinjene som er lagt.
  • Følge opp og utbedre eventuelle avvik fra kriteriesettet.
  • Være ansvarlig og pådriver for gjennomføring av oppfølgings- og resertifiseringsløp

FIKS-ansvarlig

  • Gi tilgang til FIKS for trenere, lagledere og andre som bør ha dette.
  • Fortløpende registrere klubbens nye og gamle spillere: aktiv/inaktiv.
  • Påse at alle spillere er registrert i FIKS med rette forsikringer/kontrakter.
  • Registrere personer med verv i klubben, i FIKS.
  • Sørge for at alle med bruker i systemet kan sine oppgaver.
  • Administrere overganger inn og ut av klubben.
  • Veilede og hjelpe klubbrukere ved spørsmål.
  • Melde på klubbens lag i seriespill.

Fair Play-ansvarlig

  • Fair Play-ansvarlig har hovedansvaret for å ivareta Fair Play som er grunnfjellet i fotballens verdier og som skal gjennomsyre alt vi gjør på alle nivåer. Fair Play handler om det som skjer både på og utenfor bane – både hjemme og borte!
  • Fair Play-ansvarlig er kontaktpunkt i forhold til andre klubber, kretsen og NFF vedrørende Fair Play.
  • Fair Play-ansvarlig skal koordinere Fair Play-tiltakene i klubben, og NFF sitt Fair Play program benyttes som en veileder.
  • Fair Play-ansvarlig skal etablere og ivareta god kontakt og godt samarbeid med klubbens lagledere, trenere og medlemmer i forhold til holdninger og kultur.
  • Fair Play-ansvarlig har overordnet ansvar for at klubben / lagene stiller med opplærte kampverter.
  • Fair Play-ansvarlig skal påse at holdningskontrakter i klubben bekjentgjøres og kontrakter inngås for spillere, trenere, lagledere og lag i aldersgruppen 13-19 år.
  • Fair Play-ansvarlig skal invitere til og gjennomføre Fair Play kvelder (Fair Play-skolen) med spillere og trenere/lagledere i aldersgruppen 13 år.
  • Fair Play-ansvarlig skal delta på trener-/og lagledersamlinger samt i andre egnede fora for å bevisstgjøre ansvaret til klubbens trenere/ledere.
  • Fair Play-ansvarlig skal påse at Fair play- materiell og utstyr bestilles og er tilgjengelig og at hvert enkelt lag får utdelt foreldrevettregler.
  • Fair Play-ansvarlig skal påse at Fair Play tiltak/banner/skilt er synligjort på idrettsplassen.
  • Fair Play-ansvarlig skal sammen med Sportslig Leder gjennomføre samtaler med lag, trener eller enkeltutøvere ved grove overtredelser.

Årshjul for Fair Play-ansvarlig:

  • Januar: Kvalitetssikre klubbens Fair Play-regler og foreslå eventuelle revideringer
  • Februar: Holdningskontrakter
  • /Mars: Informere om klubbens Fair Play-regler og arbeid på trener-/lagledermøte
  • Mai: Sikre at klubbens Fair Play-regler publiseres hos alle lag
  • /Nov.: Informere om klubbens Fair Play-regler og arbeid på trener-/lagledermøte

Dugnadsansvarlig

  • Ha oversikt over sesongens dugnader, hente inn datoer og gi ansvarlige for dugnaden navn på de som skal møte.
  • Ha ansvar for klubbens dugnadsgruppe på facebook og at alle lags dugnadsansvarlige er en del av denne

Kioskansvarlig

  • Beskrivelse kommer

Anleggsansvarlig

  • Leder av anleggsutvalg – se mandat og ansvar anleggsutvalg

 

 

Design og utvikling: Folkebadet